Организацията ви помага да работите по-бързо, да управлявате проблемите по-добре и да сте мотивирани. Ето 15 съвета за организация на работния ден:
1. Списък с задачи Писането на списък с задачи, на хартия или дигитално, за пет-десет минути всеки сутрин може да помогне за фокусиране и повишаване на продуктивността. Дневните добавки към първоначалния списък с задачи могат да ви помогнат да останете фокусирани. Някои хора намират кратък списък с по-големи задачи за плашещ, затова разделянето на тях може да им помогне да избягат от прокрастиране.
2. Поддръжайте чистота на работното място си. Отделете няколко минути всеки вечер, за да почистите бюрото си и да премахнете ненужните предмети. Сортирайте боклука, сложете писалките в чекмедже или органайзер и старите хартии поставете редовно. Дори може да напълните бутилката си за вода, за да избегнете сутрешни проблеми. Това включва и цифровата ненареденост. Когато има много файлове и приложения на работния плот, компютрите стартират бавно, затова изтриването на тях седмично и изтеглянето на актуализации може да предотврати сблъсъци и забавяне. Това би могло да ви помогне да откривате приложения и файлове по-бързо. Вие можете да започнете работа веднага на следващия ден, вместо да почистите.
3. Придържайте се към графика. Някои хора работят най-добре сутринта, други вечерта. Научете кога сте най-продуктивни и работете в този момент. Изборът на график е от съществено значение, но също така е и да се придържате към него. Създаването на трайни навици изисква последователност. Бъдейки редовен с графика си може да повиши продуктивността ви. Знанието за работните ви часове помага да научите мозъка си да бъде активен.
4. Почивки Вземете по 10-15 минути на всеки два часа да протегнете и да се съсредоточите върху нещо друго, за да останете енергизирани и страстно посветени на работата. Ако е възможно, хранете се далече от бюрото си, за да си направите почивка от работата. Неочакваните задължения на работното място са още една причина да правите чести почивки. Малките, планирани почивки през деня ще ви помогнат да преодолеете тези проблеми, без да се чувствате претоварени.
5. По-малко мултизадачност Мултизадачността изглежда като най-добрият начин да се свършат нещата, но това не винаги е вярно. Мултизадачността може дори да отнеме повече време отколкото работата сама. Работата изисква малко мултизадачност, но да сте организирани може да ви помогне да предотвратите прекомерната мултизадачност.
6. Намерете сиществуващи разсейвания Управлението на разсейванията е още един начин да организирате работния си ден. Обичайните разсейвания включват имейли, текстове и обаждания. Късметлийски, тези разсейвания могат да бъдат управлявани. За да останете фокусирани и да избегнете да бъдете отвлечени от новите имейли, планирайте определени времена за тях. Можете да поставите отвличащ телефон в режим на полет или в чекмедже, за да предотвратите отвличането от лични съобщения. Въпреки че не можете да организирате входящи обаждания за работа, можете да успеете с организирането на изходящи обаждания. Тези методи могат да ви помогнат да избегнете разсейванията и техните времеемки ефекти.
7. Автоматизирайте задачите, които можете. Може да изпращате много имейли или да бъдете отвлечени от някой, който изисква вашето подпис. За да спестите време и да намалите разсейванията, автоматизирайте тези работи с технология. Поддържайте шаблони за често изпращани имейли, така че да можете да ги персонализирате и да ги изпратите. Софтуерът за цифров подпис ви позволява да подписвате документи с един клик. Автоматизирането на задачите ви помага да се съсредоточите и да се организирате.
8. Подреждайте задачите по важност. Започнете деня си с най-голямата, най-стресова задача, вместо да отговаряте на имейли. Това може да отнеме най-много време от вашия ден, но ще ускори процесите. Започването с най-големите задачи може да ви насочи към бързото извършване на по-малките, без да изразходвате цялата си енергия.
9. Планирайте деня си по време. Това е особено полезно, ако имате много срещи през деня. Програмирането на нещата по часове може да направи деня ви по-предсказуем. Това също може да увеличи продуктивността ви, като ви напомня за работата ви, когато се отклоните.
10. Поставете си цели и се наградете Поставянето на цели може да ви мотивира да работите по-добре. Предизвикайте себе си да разработите дневен списък с задачи, за да останете организирани. Поставянето на професионални цели може да ви помогне да останете заинтересовани от работата си. Поставете цели да се наградите, когато ги постигнете. Наградите не трябва да бъдат разкошни. Те могат да бъдат толкова прости, колкото похапване след голям усилие. Поставянето и осъзнаването на целите ви помага да останете фокусирани и ангажирани в работата си, така че всяка стимулация, която ви стимулира, е полезна.
11. Планирайте дените си в "парчета" работа. Някои хора успяват, като организират работната седмица и работния ден си. Ако вашият работен ден включва телефонни разговори и административна работа, може да отговаряте на обаждания в понеделник, сряда и петък, а да работите върху задачите си във вторник и четвъртък. Това ви помага да се фокусирате и да максимизирате продуктивността си, без да се чувствате, че трябва да превключвате задачи по всяко време. Този метод работи добре за детайлните хора, които не имат проблем с това да вършат едно и също нещо часове наред.
12. Намерете стресорите Много хора се отлагат заради стресове като самокомплекс, перфекционизъм или критика. Може би сте тревожни за лоши коментари по отношение на тази повтаряща се задача или изпускане на този важен краен срок. Намирането на това, което ви притеснява, може да ви помогне да го намалите и да направите трудните задачи по-лесни. Разговорът с началника си или екипа за стратегии за подобряване на работната ефективност и удовлетворение може да намали работния стрес. Идентифицирането на стресовете в работата ви позволява да ги преодолеете и да планирате деня си без страх или прокрастиране.
13. Планирайте седмично/месечно. Дневният списък с задачи може да ви помогне да изпълните ежедневните задачи, но по-широкият списък в началото на всяка седмица или месец може да ви помогне да управлявате времето си, за да постигнете целите си. За срочен краен срок на края на месеца, създайте седмични цели, за да направите всичко навреме. Задайте си дневни цели, за да раздробите още повече целите. Този метод разделя една голяма задача на множество по-малки, за да направи дългосрочните цели постижими.
14. Подобрете организацията с текущите си работни потоци Вашият работен процес може да включва процедури или инструменти, които да ви помогнат да се организирате. Много имейл приложения предлагат календар за планиране. Някои чат приложения съдържат напомняния, за да ви държат на път. Попитайте сътрудниците или началниците си как се организират на работа и приемете техните методи.
15. Уравновесете графика си. Балансът помага за дългосрочната организация. Много хора, които опитват организационни практики на работното място, изгарят, като разменят баланса между работата и живота за краткосрочна продуктивност. Без баланс може да загубите организационните си навици. Късметлийски, всички тези методи могат да подобрят вашата работна организация.